O Simples Nacional é um regime tributário unificado, mas isso não isenta as empresas comerciais de manterem uma escrituração fiscal e contábil organizada. No Estado de São Paulo, a Secretaria da Fazenda e Planejamento (SEFAZ-SP) e a legislação federal do Comitê Gestor do Simples Nacional (CGSN) exigem o cumprimento de obrigações acessórias específicas para o controle de mercadorias, estoque e obrigações fiscais.
Abaixo, detalhamos quais livros fiscais a sua empresa comercial deve escriturar e as regras práticas vigentes para realizar esse processo de forma correta.
Quais livros fiscais devem ser escriturados?
As empresas de comércio (atacadistas ou varejistas) paulistas enquadradas no Simples Nacional estão legalmente obrigadas a escriturar os seguintes livros principais:
- Livro Registro de Entradas: Registra todas as mercadorias que entram no estabelecimento.
- Livro Registro de Inventário: Registra o estoque físico de mercadorias no encerramento do ano.
- Livro Caixa: Registra toda a movimentação financeira e bancária, caso a empresa não utilize a contabilidade comercial completa.
- Livro Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle: Obrigatório apenas se a empresa comercializar produtos sujeitos a selo de controle (como bebidas e cigarros).
Dispensa de Livros
A legislação estadual de São Paulo dispensa as empresas do Simples Nacional da escrituração do Livro Registro de Saídas, desde que mantenham arquivados, em ordem cronológica, todos os documentos fiscais emitidos (como NF-e e NFC-e). Também ficam dispensadas do Livro Registro de Apuração do ICMS.
Como os livros devem ser escriturados?
A escrituração dos livros deve seguir padrões específicos e rigorosos para garantir a validade jurídica e evitar penalidades em auditorias fiscais.
1. Livro Registro de Entradas
Este livro serve para demonstrar a origem das mercadorias adquiridas pela empresa (seja para comercialização, uso, consumo ou ativo imobilizado).
- Momento do registro: A escrituração deve ser feita documento por documento, em ordem cronológica de entrada real da mercadoria no estabelecimento comercial.
- Dados obrigatórios: Data de entrada, data de emissão do documento, número e série da nota fiscal, CNPJ e Inscrição Estadual do fornecedor, UF de origem, Valores (contábil e base de cálculo) e o CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações).
- Particularidades do Simples Nacional: Como a empresa não se credita do ICMS normal na entrada, os valores devem ser lançados nas colunas de "Valor Contábil" e "Outras" (na parte de Operações sem Crédito do Imposto).
2. Livro Registro de Inventário
O inventário é o mapeamento do estoque físico da empresa e serve de base para o encerramento do balanço anual.
- Data de referência: Deve ser escriturado obrigatoriamente com base nas mercadorias existentes em estoque no dia 31 de dezembro de cada ano.
- Prazo de escrituração: O livro deve estar totalmente preenchido e concluído no prazo máximo de 60 dias após o encerramento do período (geralmente até o final de fevereiro do ano seguinte).
- Dados obrigatórios: Quantidade, unidade de medida (unidade, kg, caixa), descrição detalhada do produto, valor unitário e valor total das mercadorias, adotando como critério o custo de aquisição mais recente.
3. Livro Caixa
Se a empresa optar por não fazer a escrituração contábil completa (balanço patrimonial com Livro Diário e Razão), o Livro Caixa passa a ser estritamente obrigatório pela norma do CGSN.
- O que registrar: Todas as entradas (receitas, aportes) e saídas (pagamento de fornecedores, despesas, salários, aluguel, impostos) de dinheiro em espécie e movimentações das contas bancárias.
- Forma: Cronológica diária, contendo a data exata do evento, o histórico claro do pagamento/recebimento e o saldo atualizado.
Formato da Escrituração e Obrigações Acessórias em SP
No estado de São Paulo, a escrituração dos livros fiscais de empresas do Simples Nacional é gerada digitalmente pelo próprio sistema contábil ou ERP da empresa.
- DeSTDA (Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação): É a obrigação mensal obrigatória para o comércio paulista do Simples Nacional. Ela serve para declarar os valores apurados de Diferencial de Alíquota (DIFAL) e ICMS por Substituição Tributária (ICMS-ST).
- EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal): As empresas paulistas do Simples Nacional estão dispensadas do SPED Fiscal. Essa obrigação só passa a valer caso o comércio ultrapasse o sublimite nacional de faturamento de R$ 3,6 milhões nos 12 meses anteriores. Ao ultrapassar esse teto, o ICMS passa a ser apurado fora do DAS (pelo regime normal - RPA), gerando a obrigação do envio da EFD.
- Impressão e Formalização: Caso os livros (Entradas e Inventário) não sejam transmitidos via SPED por conta da dispensa, eles devem ser impressos pelo sistema do contador, encadernados, possuir termos de abertura e encerramento devidamente assinados pelo proprietário e pelo profissional contábil.
Cuidados Importantes e Prazos de Guarda
- Diferencial de Alíquota (DIFAL): Nas compras interestaduais de mercadorias para comercialização, o comércio paulista deve calcular o DIFAL. Essa informação deve estar vinculada à escrituração das notas de entrada e declarada na DeSTDA.
- Substituição Tributária (ICMS-ST): Mercadorias compradas com retenção de ICMS-ST exigem atenção redobrada no preenchimento do CFOP correspondente e das colunas de observação do Livro de Entradas.
- Prazo de Guarda: Todos os livros fiscais, contábeis e os respectivos documentos (notas fiscais de compra e venda) devem ser guardados pelo prazo decadencial de 5 anos. A perda ou a falta desses livros pode gerar multas pesadas aplicadas pela fiscalização da SEFAZ-SP, além do risco de exclusão de ofício do regime do Simples Nacional.
A correta manutenção e conferência desses livros garante que a empresa comercial comprove a regularidade de suas operações e mantenha uma gestão fiscal saudável e protegida contra passivos tributários.