A retenção de tributos na fonte é um mecanismo pelo qual quem paga o serviço (tomador) desconta parte do valor da nota e recolhe esse imposto em nome de quem prestou o serviço (prestador). Isso vale, em várias situações, para o Imposto de Renda (IRRF) e para o conjunto PIS + Cofins + CSLL, conhecido como retenção de 4,65%.
1. Conceito geral de retenção na fonte
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A retenção é uma antecipação do imposto: em vez de o prestador pagar tudo depois, uma parte já é descontada na hora do pagamento e enviada direto ao governo.
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Em serviços entre pessoas jurídicas, a legislação define quando o tomador é obrigado a reter IR, PIS, Cofins e CSLL.
2. Retenção de PIS, Cofins e CSLL (4,65%)
2.1. Quando se aplica
A retenção conjunta de PIS, Cofins e CSLL ocorre, em geral, quando:
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uma pessoa jurídica contrata serviços de outra pessoa jurídica;
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o serviço está na lista da Lei 10.833/2003 (art. 30 e 31), que inclui, entre outros:
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serviços profissionais (consultoria, assessoria, auditoria, contabilidade etc.);
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serviços de limpeza, conservação e manutenção;
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segurança, vigilância e transporte de valores;
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locação de mão de obra e serviços de gestão de crédito, cobrança e similares.
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o valor da nota fiscal é superior a R$ 215,05 (limite clássico citado pela legislação e por órgãos de classe).
Empresas optantes pelo Simples Nacional, em regra, não sofrem essa retenção, salvo exceções específicas.
2.2. Alíquotas
As alíquotas mais usuais são:
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PIS: 0,65%
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Cofins: 3,00%
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CSLL: 1,00%
Totalizando 4,65% sobre o valor bruto do serviço.
Exemplo:
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Nota fiscal de serviço: R$ 1.000,00
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Retenção PIS/Cofins/CSLL (4,65%): R$ 46,50
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O tomador paga ao prestador R$ 953,50 e recolhe R$ 46,50 via DARF, nos códigos próprios.
2.3. Dispensa de retenção
Em muitos casos, a legislação dispensa a retenção quando o valor a reter (e não o valor da nota) for igual ou inferior a R$ 10,00, exceto em situações específicas de uso de DARF eletrônico/SIAFI para órgãos públicos.
3. Retenção de Imposto de Renda (IRRF)
A retenção de IRRF sobre serviços de pessoa jurídica é independente da retenção de PIS/Cofins/CSLL.
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O IRRF incide sobre diversos tipos de serviços prestados por pessoas jurídicas, com alíquotas que variam conforme o tipo de serviço (por exemplo, 1,5% para vários serviços de natureza profissional, entre outras regras específicas).
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A base de cálculo é, em geral, o valor bruto da nota ou o valor do serviço, e o tomador é quem retém e recolhe.
Em muitos casos, portanto, numa única nota de serviço, o tomador pode ter que reter:
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IRRF (por exemplo, 1,5%)
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PIS/Cofins/CSLL (4,65%)
Somando algo em torno de 6,15% sobre o valor da prestação, dependendo do enquadramento e da natureza do serviço.
4. Responsabilidades de cada parte
Tomador do serviço
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Verificar se o serviço está sujeito à retenção (IRRF e/ou PIS/Cofins/CSLL).
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Calcular o valor devido, reter na fonte e:
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pagar ao prestador o valor líquido (nota – retenções);
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recolher os valores retidos via DARF, nos prazos legais;
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informar as retenções nas declarações acessórias (como DIRF/ESOCIAL/obrigação que as suceder, conforme a legislação em vigor).
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Prestador do serviço
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Emitir a nota fiscal corretamente, informando que está sujeita à retenção, quando for o caso.
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Registrar contabilmente a receita e os tributos retidos como valores a compensar na apuração da carga tributária total (PIS/Cofins/CSLL/IR).
5. Pontos de atenção para empresas e contadores
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Tipo de serviço: não é qualquer prestação que sofre retenção; é preciso conferir a lista da lei e soluções de consulta recentes.
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Regime tributário do prestador: empresas do Simples Nacional têm regras diferentes; muitas vezes não há retenção de PIS/Cofins/CSLL e, em alguns casos, também não há IRRF.
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Limite de R$ 10,00 para dispensa: importante para evitar DARFs de valor irrisório.
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Escrituração correta: tanto quem retém quanto quem sofre a retenção precisa registrar adequadamente para não pagar imposto “duas vezes” nem ser autuado por falta de recolhimento.
6. Em resumo
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A retenção de PIS, Cofins e CSLL é, na maioria dos casos, de 4,65% sobre o valor bruto de determinados serviços prestados entre pessoas jurídicas.
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A retenção de IRRF é adicional e segue regras próprias de alíquotas e serviços.
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O tomador é responsável por descontar, recolher e declarar; o prestador compensa esses valores na sua apuração.
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Há dispensa de retenção quando o valor a reter for até R$ 10,00, com exceções para casos de DARF eletrônico em órgãos públicos.
Segue um quadro‑resumo em formato de tabela, focado em serviços entre pessoas jurídicas.
Segue a tabela com base de R$ 100.000,00 em serviços entre pessoas jurídicas, assumindo um caso típico de retenção de IRRF a 1,5% e PIS/Cofins/CSLL a 4,65%.
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O tomador paga ao prestador R$ 93.850,00 e recolhe R$ 6.150,00 em DARFs (IRRF + PIS/Cofins/CSLL).
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O prestador registra os R$ 100.000,00 como receita e trata os R$ 6.150,00 como tributos retidos a compensar na sua apuração.
Resumo prático
Como fica na prática
Quando a prestadora é do Simples Nacional, normalmente ela não sofre retenção de 4,65% sobre a nota de serviço. A legislação do regime simplificado prevê essa dispensa para as contribuições retidas na fonte.
Além disso, quando a empresa do Simples está na condição de tomadora, ela também costuma ficar dispensada de reter PIS, Cofins e CSLL sobre serviços contratados de terceiros, mas pode haver retenção de IRRF em alguns casos específicos, conforme o tipo de serviço.
Exemplo com base de R$ 100.000,00
Prestadora no Simples Nacional
Tomadora no Simples Nacional contratando outra empresa
Ponto de atenção
O fato de a empresa ser do Simples Nacional não gera, sozinho, retenção automática nem dispensa automática em qualquer cenário. O que importa é:
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se ela está como prestadora ou tomadora;
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o tipo de serviço;
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e o regime tributário da outra empresa.